آداب و روش ارسال ایمیل کارآمد

طی ده سال گذشته، ایمیل به یکی از حیاتی ترین ابزارهای ارتباطی در محل کار تبدیل شده است. سرعت، قابلیت دسترسی و سودمندی این ابزار ارتباطی، باعث شده که مورد استفاده میلیون ها نفر در سراسر جهان قرار گیرد.

متاسفانه، با اینکه یکی از بهترین ابزارهای ارتباطی است، اگر نادرست مورد استفاده قرار گیرد، باعث اتلاف وقت نیز خواهد شد.

در این مقاله می خواهیم به شما کمک کنیم تا راه و روش ایمیل زدن به روشی کارآمد را یاد بگیرید، و بتوانید قابلیت های آن را تا حد ممکن بالا ببرید.

عنوانی مناسب و مشخص انتخاب کنید
هرگز هیچ ایمیلی را بدون عنوان ارسال نکنید. یک عنوان واضح و ماهرانه باعث میشود گیرنده به سرعت تشخیص دهد که ایمیل مربوطه با کار آنها در ارتباط است یا خیر. این مسئله به آنها کمک می کند تا بدون خواندن کل پیام موجود در ایمیل، از روی عنوان بتوانند برنامه ها و وظایف روزانه ی خود را اولویت بندی کنند.

عنوان ایمیل باید خاص باشد و بتواند موضوع ایمیل را به طور خلاصه بیان کند. برای مثال، ایمیلی که برای استخدام تعدادی کارگر برای کار در مؤسسه خیریه محلی زده میشود باید عنوانی این چنینی داشته باشد:

"موسسه خیریه: داوطلبان علاقه مند جواب دهند"

نه چیزی مثل

"به تعدادی داوطلب نیازمندیم"

اگر به پیامی با عنوانی ناواضح و نامشخص پاسخ می دهید، توضیح خود را نیز در آخر عنوان اضافه کنید. این مسئله باعث می شود که گیرنده ایمیل را به عنوان پاسخی به ایمیل خود بشناسد، و موضوع را برای گیرنده های دیگر که ممکن است به لیست گیرنده های ایمیل اضافه شوند حل خواهد کرد. عادت کنید تا به همه ی کسانی که ایمیل های بدون عنوان به شما م فرستند، پاسخی داده و این نکته را به آنها گوشزد کنید که برای دفعات بعدی برای ایمیل های خود عنوانی بگنجانند.

نکات اصلی:
* عنوانی برای ایمیل خود انتخاب کنید، که موضوع پیغام را به طور خلاصه بیان کند.
* دیگران را ترغیب کنید تا آنها نیز عنوان هایی مناسب برای ایمیل های خود انتخاب کنند تا در آینده از اتلاف وقت هر دو طرف شما جلوگیری شود.

از ارسال بی رویه ی ایمیل به افراد زیاد خودداری کنید
برخی افراد دوست دارند تا از همه ی پیشرفت ها باخبر باشند. متاسفانه، این مسئله به آنها این بهانه را می دهد که هرچه را که به دست یا مغزشان می رسد به سایرین بفرستند.

سعی کنید خود همه چیز را نخوانید و مسئولیت بررسی اطلاعات جدید را به سایرین واگذار کنید. در مواردی که ایمیلی که قصد دارید آن را به همه ارسال کنید، مربوط به کارتان باشد، در انتخاب عنوانی استاندارد و مناسب بسیار دقت کنید.

نکات اصلی:
* از ارسال بیش از حد یک ایمیل به افراد مختلف اجتناب کنید.
* عنوانی درخور و مناسب برای اینگونه ایمیل ها درنظر بگیرید.

پیامها را به دسته های معین و متعارف تقسیم کنید
بسیاری از ما ایمیل هایی مرتب و روتین دریافت می کنیم، که به کار ما و یا به علایق ما مربوط است، اما آنقدر مهم نیستند که فوراً به آنها رسیدگی کنیم. این ایمیل ها معمولاً حاوی اخبار یا اطلاعاتی است که دوست دارید از آنها باخبر باشیم اما نمیخواهیم درون صندوق پستی ( Inbox) را پر کند.

آن افرادی که تعداد زیادی از این پیامها دریافت میکنند، می توانند فیلترهایی بسازند که این ایمیل را برحسب ویژگی هایشان به طور اتوماتیک دسته بندی کند. اکثر برنامه های ایمیل به کاربران این امکان را می دهد تا بتوانند از میان این دسته ها جستجو کنند و پیام مورد نظر خود را پیدا کنند.

برای استفاده ی بهینه از زمان و مکان، بهتر است که فیلترهایی طرح ریزی کنید که با جستجوی کلمات اصلی در موضوع و عنوان این ایمیل ها، ایمیل مربوطه یافت شود.

نکات اصلی:
* فیلتر کردن به شما امکان می دهد تا صندوق پستی خود را از هرج و مرج و بینظمی نجات دهید.

مرتباً ایمیل خود را چک کنید
برخی افراد برای متمرکز شدن نیاز به زمان دارند یا اینکه در انجام کارهایشان کارآمد نخواهند بود. اگر هر 20 ثانیه یکبار بخواهید ایمیلتان را چک کنید، خواهید دید که همه روز خود را به این کار اختصاص داده اید و وقتتان به کلی هدر شده است.

برای بررسی ایمیل خود و چک کردن پیغام های جدید، باید فواصل مشخص تنظیم کنید. وقتی برای چک کردن آنها وقت می گذارید، سعی کنید تا آنجا که می توانید همان موقع به آنها پاسخ دهید.

اگر پاسخ گویی به پیامها را به تعویق بیندازید، بسیاری از این پیامها به طور کلی به فراموشی سپرده می شوند و وقت برای پاسخ گویی به همه ی آنها نخواهید داشت. پس نگذارید ایمیل های جدید آنقدر روی هم تلنبار شوند تا یکسری از آنها به کلی مدفون شوند. از اینها گذشته، این دنیا، دنیای سرعت است، پس نباید وقت را هدر دهید.

نکات اصلی:
* با چک کردن مرتب ایمیل ها، از درهم و برهم شدن آنها جلوگیری کنید.
* تا آنجا که می توانید زودتر به ایمیل های دریافتی پاسخ دهید.

برای پیامهای رسمی از بولِت (Bullet) استفاده کنید
برای نوشتن پیام به همکاران اداری خود، بهتر است تا مطالب را به صورت نکات مجزا درآورده و آنها را به صورت نکات بولِت دار بنویسید. با اینکار خواننده سریعتر می تواند ایمیل را خوانده و پی به مطالب آن ببرد. اگر ایمیل بین همکاران داخلی نوشته میشود که به خوبی یکدیگر را می شناسند، نیازی به نوشتن ایمیل ها به این حالت رسمی خارجی نیست.

ایمیل های خارجی به مشتریان و ارباب رجوع ها باید مثل نامه ها و فکس های رسمی به مشتریان تلقی شود. پس اینگونه ایمیل ها را طوری بنویسید گویی که قصد چاپ کردن آن را دارید، مگر اینکه با آن مشتری رابطه ای دوستانه و صمیمی داشته باشید.

نکات اصلی:
* ایمیل به همکاران را به صورت نکات بولِت دار بنویسید.
* ایمیل های خارجی را به صورت فرم نامه ها و فکس های رسمی و حرفه ای بنویسید.

از همه ی نشانه ها و ابزارهای لازم در نوشتن ایمیل استفاده کنید
وقتی ایمیلی می نویسید که نیاز به توجه فوری دارد، می توانید از نشانه هایی استفاده کنید که این پیام را به گیرنده برساند، این نشانه ها فقط به همین جهت طراحی شده اند.

با استفاده از این نشانه ها و علائم قادر خواهید بود که توجه گیرنده را به خوبی جلب کنید و به هدف خود برسید.

همچنین می توانید این موضوع را به صورت کوتاه در عنوان ایمیل ذکر کنید، تا باز توانسته باشید توجه گیرنده را به طریقی به پیام خود جلب کنید.

نکات اصلی:
* برای نوشتن ایمیل های خود، در صورت لزون از نشانه ها و علائم نوشتاری استفاده کنید.

الصاقات (Attachments) حجیم را از هم جدا کنید
آیا تا به حال به فایلی برخورد داشته اید که الصاق کردن آن به ایمیل دشوار بوده باشد؟ برای سهولت کار می توانید این فایل ها را کم حجم تر کنید تا بارکردن آن در ایمیل وقت کمتری ببرد. حتماً در متن پیام درمورد این الصاقات برای گیرنده توضیح دهید. با ارائه ی اطلاعات کافی درمورد آنها به گیرنده این امکان را می دهید تا تشخیص دهد فایل مورد نظر ارزش باز کردن را دارد یا خیر.

همچنین برای پایین آوردن سایز فایل های حجیم، می توانید آنها را zip یا فشرده کنید تا برای بارکردن آنها وقتتان هدر نرود. اما به گیرنده یادآور شوید تا آنها را unzip کند.

نکات اصلی:
* برای ارسال فایل های حجیم بسیار محتاط باشید.
* محتوای فایل های ارسالی را برای گیرنده توضیح دهید.

ایمیل هایی کارآمد و موثر
این روزها ایمیل زدن یکی از پرطرفدارترین و رایج ترین ابزار برقراری ارتباط گردیده است. اگر به درستی انجام شود، می تواند هم در وقت و هم در پول شما صرفه جویی کند. اما اگر نادرست استفاده شود، بر هزینه های شما اضافه هم می کند. پس با به کار گیری نکاتی که دراین مقاله آورده شد، راه و روش ایمیل زدن به طریق صحیح را یاد گرفته و تمرین کنید تا کارکردتان در محل کار افزایش یابد .


منبع:  مردمان